PowerPoint prezentacije (3) – Radna dokumentacija, interna standardizacija i informatizacija poduzeća

Za uspjeh na globalnom tržištu proizvodi moraju biti sve konkurentniji, a poslovanje sve efikasnije. A za sve to je jako važno da se u poduzeću uspostavi  sustav internih standarda i kvalitetne radne i poslovne dokumentacije, što je  preduvjet za kvalitetnu informatizaciju poslovanja.


Uvod

Nekada su naša velika proizvodna poduzeća imala vrlo kvalitetnu tehničku i radnu dokumentaciju. Nakon velikih drama i promjena koje su zahvatile poduzeća kvaliteta dokumentacije se počela rušiti, a negdje su ju svjesno počeli uništavati i bacati u kontejnere. Dobra dokumentacija zahtijeva veliko znanje, ozbiljan rad, radnu disciplinu, strogo pridržavanje pravila i kontrolu dokumenata. Toga je s vremenom bilo sve manje i pa je bilo i sve manje kvalitetne dokumentacije.  U mnogim sredinama su svjesno zapuštali radnu dokumentaciju s obrazloženjem da će uskoro uvesti informatizaciju kroz ERP[1] (Enterprise Resource Planning - informacijski sustav za upravljanje poslovanjem)  pa radna dokumentacija više neće biti potrebna. Nisu shvaćali da su  iste informacije i na dokumentaciji na papiru, kao i one u informatičkom sustavu.  A dobra i kvalitetna radna dokumentacija najbolji je temelj za kvalitetan informacijski sustav u poduzeću.

O sustavu radne dokumentacije se gotovo više nigdje ne može dobiti ozbiljno znanje. Na školama i fakultetima se tome pristupa površno, u velikim poduzećima sustavi dokumentacije su se velikim dijelom uništili pa mladi stručnjaci nemaju nigdje prilike naučiti što je to kvalitetna radna dokumentacija, za što služi i kako ju napraviti i kakav je tijek informacija kroz poduzeće.  A informatičare to ne zanima, jer misle da im  je jedino važno informatizirati postojeće stanje u poduzećima i napraviti ono „što korisnici traže“ pa samo ubrzavaju loše procese uz pomoć računala, umjesto da ih najprije poboljšaju.

Radna dokumentacija (proizvodna i poslovna) je dokumentacija koja prati i vodi poslovne i proizvodne procese i važan je element poslovnog sustava. U uskoj je vezi s organizacijom poduzeća. Nema dobre i učinkovite radne dokumentacije bez dobre organizacije poduzeća. Ne može se dobro organizirati poduzeće, ako ga ne prati dobra radna dokumentacija.

Informacijski sustav poduzeća sličan je nervnom sustavu kod čovjeka, jer povezuje i prati sve procese u poduzeću i njima upravlja. Radna dokumentacija je ključan segment tog sustava.

Radna dokumentacija u proizvodnom poduzeću obuhvaća tri skupine dokumenata koje služe za:

a) oblikovanje proizvoda (crteži i sastavnice),

b) oblikovanje proizvodnje (tehnološka dokumentacija)

c) vođenje proizvodnje (terminiranje, planiranje radni nalozi).

Radna dokumentacija sadrži informacije o obliku i tehničkim karakteristikama proizvoda, o tome kako izraditi naručeni proizvod (slijed proizvodnih operacija,  tehnički i tehnološki parametri operacija), o materijalima koje treba naručiti, za planiranje i terminiranje proizvodnje, upute radniku kako i kada da izvede neku tehnološku operaciju, itd.

Radna dokumentacija prati dijelove kroz radionice do gotovog proizvoda. Poslovna i radna dokumentacija moraju biti dio jednog povezanog tijeka dokumenata koji ide kroz poduzeće od ulaza narudžbe, do otpremnice gotovog proizvoda kupcu, plaćanja i završetka poslovnog ciklusa. Svi ti dokumenti «kreću» iz prodajnog odjela,  idu u tehničku funkciju  za oblikovanje i definiranje proizvoda, u nabavu materijala, kroz tehnologiju i pripremu, dolaze u radionicu, završavaju kod kupca, a dio ih završava u računovodstvu. Ti dokumenti služe kao temelj za planske kalkulacije i financijsko praćenje poslovanja. I na osnovu njih  planira se poslovanje, priprema proizvodnja, izvode proizvodni procesi, naručuju materijali,  itd..

Ako poduzeće nema dobru dokumentaciju kao temelj informacijskih procesa i ako procesi nisu standardizirani, ne može se provesti informatizacija poslovanja. Bez kvalitetne poslovne i radne dokumentacije poduzeće sigurno ne može efikasno poslovati i razvijati se.

Sustav internih standarda u jednoj tvornici ima izvanredno značajnu ulogu za uspješno poslovanje, rast i razvoj. Obuhvaća standardizaciju i tipizaciju dijelova, procesa, pojmova, tehničkih i ostalih rješenja. Dobra standardizacija skraćuje rokove izrade dokumentacije i povećava kvalitetu i tehničku razine proizvoda.

U poduzeću u kojem je standardizacija malo zastupljena, slični i isti dijelovi konstruiraju se i tehnološki razrađuju uvijek iznova, kao da je svaki put riječ o potpuno novoj konstrukciji. Posljedica toga je dugačko vrijeme izrade dokumentacije, širok asortiman materijala, problemi u nabavi i skladištenju, preduga priprema, mnogo specijalnih alata i naprava, te, što je najvažnije, skupi i sve manje konkurentni proizvodi.

Uvođenjem računala svi standardizirani dijelovi mogu se unijeti u banku podataka računala i vrijeme konstruiranja i tehnološke razrade se još više smanjuje. A uz to sve se može povezati sa softverom za planiranje i terminiranje proizvodnje, naručivanje materijala i upravljanje skladištem, što sve čini jedan ERP-sustav. Time je  cijeli ciklus proizvodnje još više skraćen, a značajno se smanjuju troškovi proizvodnje.

Projekti informatizacije poduzeća često doživljavaju neuspjeh zato, što radna dokumentacija nije sređena i što dijelovi i proizvodi nisu bili prethodno standardizirani.

 

Seminar-„Kako povećati efikasnost poslovanja kvalitetnom radnom dokumentacijom i internom standardizacijom uz podršku računala“.

Na  temu radne dokumentacije i informatizacije poslovanja održao sam niz seminara, a ovdje ću prikazati PowerPoint  prezentacije sa seminara održanog 20. veljače 2014. godine u EDZ-u (Elektrotehničkom društvu Zagreb) u Berislavićevoj ulici 6, u Zagrebu pod nazivom „Kako povećati efikasnost poslovanja kvalitetnom radnom dokumentacijom i internom standardizacijom uz podršku računala“.

RAD.DOKUM.-1

 RAD.DOKUM.-2

 

Namjena – cilj seminara

Cilj seminara je osposobiti polaznike da razumiju svrhu i načela izrade radne dokumentacije, tijek informacija kroz poduzeće i korištenje radne dokumentacije za vođenje poslovnog i proizvodnog procesa.

Informirati polaznike o važnosti internih standarda u poduzeću, naučiti ih kako se standardiziraju dijelovi i procesi, te kako se kreira klasifikacijski sustav i način šifriranja.

Posebno je važno da polaznici nauče kako radnu dokumentaciju i interne standarde koristiti u uvođenju informatičkog sustava u poduzeće.

Kome je seminar namijenjen

Seminar je namijenjen menadžerima i  donositeljima odluka na svim razinama, te stručnjacima u svim fazama izrada tehničke dokumentacije, proizvodnih procesa i planiranja

Osnovni sadržaj – teme seminara

  • Radna i poslovna dokumentacija, što je to i zašto nam treba.
  • Zašto poduzeće ne može biti poslovno efikasno bez dobre dokumentacije.
  • Vrste radne dokumentacije - dokumentacija od ulaska u poduzeće, radnog naloga, otpremnice proizvoda do računovodstva.
  • Pravila izrade radne dokumentacije.
  • ISO 9000 i radna dokumentacija.
  • Planiranje i priprema proizvodnje na temelju radne dokumentacije.
  • Radna dokumentacija uz pomoć računala.
  • Što je to interna standardizacija.
  • Kako standardizacija povećava učinkovitost poslovanja, skraćuje rokove i smanjuje troškove.
  • Zašto treba standardizirati procese, dijelove i proizvode.
  • Kako izraditi sustav internih standarda i klasifikacijski
  • Kako standardizirati dijelove i procese.
  • Standardizacija i dobra dokumentacija kao uvjet za informatizaciju.
  • Zašto informatizacija poslovanja često ne uspijeva
  • Analizira različitih primjera iz prakse.

Seminar ima 4 dijela.

Uz svaki dio je PowerPoint prezentacija. Treba samo kliknuti na prezentaciju, otvoriti će se i tada možete „listati“ slideove prezentacije.

 

  1. Uvod

                      PowerPoint

 RAD.DOK.-1. UVOD

  1. Radna dokumentacija

                      PowerPoint

 RAD.DOK.-2-DOKUM

 

  1. Interna standardizacija

                      PowerPoint

 RAD.DOK.-3-STANDARD

  1. Informatizacija sustava radne dokumentacije

                      PowerPoint

 RAD.DOK.-4-INFORMAT

 

 

 

[1] ERP (Enterprise resource planning) - informacijski sustav za upravljanje poslovanjem. To je uobičajeni naziv za poslovni softver koji integrira aktivnosti različitih odjela u poduzeću.  Sustav se sastoji od raznih modula koji podržavaju proizvodne i poslovne aktivnosti kao što su planiranje, proizvodnja, upravljanje zalihama materijala, marketing, računovodstvo, financije, upravljanje ljudskim resursima, održavanje, transport, itd.  Razvoj ERP-a započeo je 1970-tih razvojem MRP (material resource planning) sustava za planiranje i naručivanje materijala i zaliha. Razvojem i nadgradnjom MRP sustava razvijen je ERP sustav



Komentari

Komentiraj